Política de Protección de Datos Personales

1. ¿Quiénes somos?
2. ¿Qué datos usamos y para qué?
3. ¿Cómo usamos los datos? Reglas automáticas fijas e inteligencia artificial
4. ¿Dónde guardamos la información?
5. ¿Qué medidas tomamos para controlar y proteger la información?
6. Datos de niños, niñas y adolescentes
7. ¿Con quién compartimos los datos?
8. ¿Qué derechos tiene usted?
9. ¿Cuánto tiempo guardamos los datos?
10. ¿Qué pasa si algo sale mal?
11. ¿A quién le pregunto?
12. Cambios a esta política

1. ¿Quiénes somos?

Somos la Corporación Educacional San Francisco Javier (RUT 65.120.392-9), con domicilio en Lincoyán N°065, Coquimbo. Administramos el Colegio San Francisco Javier de Coquimbo y las Escuelas Hospitalarias Pukara (Los Vilos), Entre Valles (Salamanca), Aurora (Illapel), Cruz del Sur (Combarbalá) y Antakari (Andacollo).

Somos los responsables de cuidar los datos personales que usamos, en papel y en formato digital: en el portal del colegio, en la App San Francisco Javier para familias, en el sitio web, en el correo institucional y en las carpetas institucionales de documentos.

Esta política se basa en la ley chilena: la Constitución, la Ley 19.628 sobre protección de la vida privada, la Ley 21.719 que la moderniza (rige desde diciembre de 2026) y la Ley 21.430 de garantías de la niñez y adolescencia, además de la normativa educacional y de la Superintendencia de Educación.

2. ¿Qué datos usamos y para qué?

Pedimos solo los datos necesarios y los guardamos solo el tiempo necesario (ver sección 9).

3. ¿Cómo usamos los datos? Reglas automáticas fijas e inteligencia artificial

Es importante distinguir dos cosas muy distintas.

3.1 Lo que sí hacemos: reglas automáticas fijas

El portal funciona con reglas simples, escritas por el colegio, que siempre hacen lo mismo. Son como una lista de instrucciones del tipo «si pasa esto, muestra o envía este aviso». Por ejemplo:

• Si la asistencia de un estudiante baja del 85 %, el portal le muestra una alerta a su profesor jefe.
• Si usted envía un justificativo, el portal le avisa al colegio para que lo revise.
• Si su hijo o hija no asiste a clases, y usted lo autorizó, le llega un correo de aviso.
• Si se acerca el plazo de un protocolo, el portal le recuerda al encargado que debe cumplirlo.

Estas reglas no aprenden, no adivinan y no deciden. Cualquier persona del colegio puede revisar qué hace cada una. Son ayudas para el equipo: ninguna decisión que afecte a su hijo o hija se toma de forma automática. Siempre la revisa y la decide una persona.

3.2 Lo que NO hacemos con inteligencia artificial

• No entregamos los datos de su hijo o hija a una inteligencia artificial para que los analice, lo califique, lo clasifique o prediga su conducta.
• No usamos inteligencia artificial para tomar decisiones sobre estudiantes ni sobre familias: matrícula, notas, convivencia, apoyos o sanciones.
• No usamos reconocimiento facial ni datos biométricos.
• No entregamos datos personales para entrenar programas de inteligencia artificial.

3.3 Cuándo el equipo usa inteligencia artificial

El equipo puede usar herramientas de inteligencia artificial como apoyo para su trabajo, por ejemplo para preparar material de clases, ordenar información general o crear los videos de Pancho, nuestro vocero virtual. En esos casos no se ingresan nombres, RUT ni otros datos de estudiantes: si un documento los tiene, se reemplazan por iniciales o códigos («Estudiante 1»). Los archivos de esos trabajos se borran a los pocos días.

3.4 Cómo construimos el portal y la App

El portal y la App San Francisco Javier los diseñamos con apoyo de inteligencia artificial. Cada parte nueva pasa por fases de prueba: primero la revisan y la usan personas del equipo del colegio, y solo cuando ellas confirman que funciona bien y es segura, avanzamos y la ponemos a disposición de las familias. Durante este trabajo técnico, la herramienta puede revisar el funcionamiento del portal con la información registrada en él, siempre bajo la supervisión de la Dirección, y nunca para analizar o evaluar a las personas.

4. ¿Dónde guardamos la información?

Algunos proveedores, como Google, pueden guardar información en servidores fuera de Chile. Elegimos proveedores con estándares de seguridad reconocidos y limitamos lo que guardamos en ellos.

5. ¿Qué medidas tomamos para controlar y proteger la información?

Quién puede ver qué

• Cada funcionario entra con su propia cuenta y clave. No hay cuentas compartidas.
• Cada persona ve solo lo que necesita para su trabajo: la profesora jefe ve su curso; los datos de salud, apoyos especiales y convivencia solo los ven los profesionales a cargo.
• El acceso del personal al portal está limitado a su horario de trabajo.
• Si alguien se equivoca varias veces de clave, la cuenta se bloquea.

Registro de lo que pasa

• El portal registra quién entra y las acciones importantes (por ejemplo, quién aprobó un justificativo o autorizó un retiro).
• Cada funcionario firma un compromiso de confidencialidad y recibe información sobre sus obligaciones.

Seguridad técnica

• La conexión al portal, a la App y al sitio web va cifrada (HTTPS): nadie puede leer lo que se envía por internet.
• Las claves se guardan cifradas: ni siquiera el colegio puede verlas.
• El sistema revisa cada hora si alguien cambió sus archivos sin autorización y avisa de inmediato.
• Hacemos copias de seguridad todos los días, con una copia semanal fuera del servidor.

Información delicada

• Los datos de salud, apoyos especiales y convivencia no se envían por correo ni por WhatsApp: se revisan dentro del portal.
• Los avisos automáticos le informan que hay algo que revisar, sin incluir el detalle delicado.

6. Datos de niños, niñas y adolescentes

Los datos de nuestros estudiantes tienen la máxima protección:

• Siempre pensamos primero en lo que es mejor para el niño, niña o adolescente.
• No publicamos nombres completos junto a fotos, ni RUT, diagnósticos, notas individuales o situaciones de convivencia.
• Las fotos y videos se publican solo con su autorización, y usted puede retirarla cuando quiera.
• A los estudiantes les explicamos, con palabras de su edad, qué datos suyos usamos y para qué.

7. ¿Con quién compartimos los datos?

• No vendemos ni arrendamos datos personales.
• Los entregamos solo cuando la ley lo exige: Ministerio de Educación, Superintendencia de Educación, Agencia de Calidad, JUNAEB, tribunales, Fiscalía, organismos de protección de la niñez y, en las escuelas hospitalarias, los servicios de salud.
• Algunas empresas nos prestan servicios (alojamiento del portal, Google Drive y plataformas educativas). Ellas guardan la información por encargo nuestro, con obligación de confidencialidad, y no pueden usarla para otra cosa.
• WhatsApp: el portal no envía mensajes automáticos por WhatsApp. Solo si usted lo autorizó, un funcionario puede escribirle desde el canal institucional, y nunca con datos delicados.

8. ¿Qué derechos tiene usted?

Usted (o, si se trata de un estudiante, su madre, padre o apoderado) puede, gratis:

• Ver qué datos tenemos, para qué los usamos y a quién se los hemos entregado.
• Corregir datos equivocados o desactualizados.
• Pedir que se borren cuando ya no sean necesarios, salvo que la ley nos obligue a conservarlos (por ejemplo, la asistencia o las notas oficiales).
• Oponerse a un uso específico, como la publicación de fotos.
• Recibir sus datos en un archivo, o pedir que se envíen a otro colegio.
• Pedir que se suspenda el uso de sus datos mientras revisamos su solicitud.

¿Cómo lo pido?

• En el formulario de solicitudes, que le entrega un número de seguimiento.
• Por correo a christian.rivas@corporacionsfj.cl.
• En la secretaría de cualquiera de nuestros establecimientos.

Antes de entregar información, comprobamos que usted es quien dice ser. Le confirmamos que recibimos su solicitud dentro de 2 días hábiles y le respondemos dentro de 30 días corridos. Si el caso es complejo, ese plazo puede extenderse una vez por 30 días corridos más, y le explicaremos por qué. Si no queda conforme, puede reclamar ante los tribunales y ante la Agencia de Protección de Datos Personales.

9. ¿Cuánto tiempo guardamos los datos?

Cumplido el plazo, los datos se borran de forma segura o se dejan sin nombres, solo para estadísticas.

10. ¿Qué pasa si algo sale mal?

Si se pierde información o alguien accede sin permiso:

1. Lo detenemos y revisamos qué información se vio afectada.
2. La recuperamos desde las copias de seguridad y los registros oficiales.
3. Le avisamos si lo ocurrido le afecta, con palabras claras, y le informamos qué hicimos.
4. Lo informamos a la autoridad cuando la ley lo exige.

Usted también puede ayudar: no comparta su clave, cierre la sesión si usa un equipo que no es suyo, guarde una copia de los documentos que entrega al colegio y avísenos si ve algo extraño o recibe mensajes sospechosos a nombre del colegio.

11. ¿A quién le pregunto?

• Encargado de Protección de Datos Personales: Christian Rivas Améstica
• Correo: christian.rivas@corporacionsfj.cl
• Teléfono o atención presencial: +56 9 5734 5196

12. Cambios a esta política

Revisamos esta política al menos una vez al año y cada vez que cambia la ley o incorporamos algo nuevo al portal o a la App. La versión vigente es la 1.2, del 3 de noviembre de 2026, y siempre está disponible en el sitio web del colegio y en el portal. El detalle técnico de cada registro (qué datos, quién accede y por cuánto tiempo) está en el Registro de Actividades de Tratamiento, que puede solicitar al Encargado de Protección de Datos.

Versión 1.2 · vigente desde el 3 de noviembre de 2026. Reemplaza a la versión 1.0 del 26 de septiembre de 2026.