Política de Protección de Datos Personales

1. Quiénes somos y a qué se aplica esta política

El responsable del tratamiento de los datos personales es la Corporación Educacional San Francisco Javier (RUT [RUT de la Corporación]), con domicilio en Coquimbo, Región de Coquimbo, sostenedora del Colegio San Francisco Javier de Coquimbo y de las Escuelas Hospitalarias Pukara (Los Vilos), Entre Valles (Salamanca), Aurora (Illapel), Cruz del Sur (Combarbalá) y Antakari (Andacollo). Esta política se aplica a todos los datos personales que la Corporación y sus establecimientos recogen o usan, en papel o en formato digital, incluyendo el Portal de Gestión Escolar, el portal y la aplicación para apoderados, el sitio web institucional, el correo institucional y las carpetas institucionales en Google Drive. Rige para todos los funcionarios, docentes, asistentes de la educación, profesionales de apoyo, directivos, practicantes y proveedores que accedan a datos personales por encargo de la Corporación.

2. Marco normativo

Esta política se basa en la normativa chilena vigente y en la que entrará en vigencia próximamente:

• Constitución Política de la República, que asegura a todas las personas el respeto y protección de su vida privada y la protección de sus datos personales.
• Ley 19.628 sobre protección de la vida privada, que regula el tratamiento de datos personales.
• Ley 21.719, publicada en diciembre de 2024, que moderniza la Ley 19.628, fortalece los derechos de los titulares, establece nuevos deberes para los responsables, regula las infracciones y crea la Agencia de Protección de Datos Personales. Entra en vigencia en diciembre de 2026; esta política ya incorpora sus principios y estándares.
• Ley 21.430 sobre garantías y protección integral de los derechos de la niñez y adolescencia, que reconoce el derecho de niños, niñas y adolescentes a su vida privada, intimidad y a la protección de sus datos, y el principio del interés superior del niño.
• Ley General de Educación, la normativa de subvenciones y de reconocimiento oficial, y las instrucciones y circulares de la Superintendencia de Educación (reglamentos internos, protocolos de actuación y resguardo de la información de los estudiantes).
• Normativa del Programa de Integración Escolar y de evaluación de necesidades educativas especiales, y la que regula la atención educativa en aulas hospitalarias.
• Ley 20.584 sobre derechos y deberes de las personas en su atención de salud, en lo que toca a información clínica que las familias o los hospitales comparten con las escuelas hospitalarias.
• Ley 19.799 sobre documentos electrónicos y firma electrónica, para las firmas registradas en el portal (por ejemplo, en retiros de estudiantes).
• Código del Trabajo, para los datos del personal.

3. Definiciones

• Dato personal: cualquier información que identifica o permite identificar a una persona natural (nombre, RUT, curso, fotografía, teléfono, correo, notas, asistencia, etc.).
• Dato sensible: datos que se refieren a características físicas o morales de las personas o a hechos o circunstancias de su vida privada o intimidad, entre ellos los datos de salud, diagnósticos, necesidades educativas especiales, situación socioeconómica, origen étnico, creencias, vida sexual, orientación sexual e identidad de género, y datos biométricos.
• Titular: la persona a quien se refieren los datos. Cuando el titular es un niño, niña o adolescente, sus derechos los ejerce su madre, padre o representante legal, considerando su autonomía progresiva.
• Tratamiento: cualquier operación con datos: recoger, registrar, consultar, modificar, comunicar, conservar o eliminar.
• Encargado: persona o empresa que trata datos por cuenta de la Corporación (por ejemplo, el proveedor de hosting).
• Incidente o brecha de seguridad: cualquier hecho que provoque la destrucción, pérdida, alteración, comunicación o acceso no autorizado a datos personales.

4. Principios que seguimos

• Licitud y lealtad: tratamos datos solo con una base legal y de manera transparente.
• Finalidad: usamos los datos solo para los fines educativos, de cuidado, administrativos y legales que se informan en esta política, y no para fines incompatibles.
• Proporcionalidad (minimización): pedimos y guardamos solo los datos necesarios, y por el tiempo necesario.
• Calidad: procuramos que los datos sean exactos, completos y actualizados.
• Responsabilidad: la Corporación responde por el cumplimiento de esta política y puede demostrarlo mediante registros (inventario de datos, bitácoras, consentimientos y solicitudes).
• Seguridad: aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo.
• Transparencia e información: esta política es pública y está escrita en lenguaje claro.
• Confidencialidad: quienes trabajan con datos personales deben guardar secreto sobre ellos, incluso después de terminar su relación con la Corporación.
• Interés superior del niño: en caso de duda, se elige la opción que mejor protege a la niña, niño o adolescente.

5. Qué datos tratamos y para qué

Estudiantes

Apoderados y familias

Funcionarios

El detalle por módulo (datos, sensibilidad, quién accede y plazo de conservación) está en el Registro de Actividades de Tratamiento que mantiene la Corporación y que puede solicitarse al Encargado de Protección de Datos.

6. Bases que nos permiten tratar los datos (licitud)

• Cumplimiento de obligaciones legales: registros de matrícula y asistencia, reportes al Ministerio de Educación y a la Superintendencia de Educación, protocolos de actuación, subvenciones, obligaciones laborales y tributarias.
• Ejecución del contrato: el contrato de prestación de servicios educacionales con la familia y el contrato de trabajo con los funcionarios.
• Protección del interés superior y de la integridad de niños, niñas y adolescentes, incluidas las derivaciones y denuncias que la ley exige.
• Consentimiento libre, informado, específico e inequívoco, que puede retirarse en cualquier momento, para todo lo que no es necesario para educar o cumplir la ley: publicación de imágenes, difusión de logros con nombre, comunicaciones por WhatsApp y perfiles voluntarios del personal.
• Interés legítimo de la Corporación, solo para la seguridad de la información y la mejora de sus procesos, y nunca por sobre los derechos de los estudiantes.

7. Datos de niños, niñas y adolescentes

Los datos de estudiantes son una categoría de especial protección. Por eso:

• Se tratan siempre atendiendo a su interés superior y respetando su autonomía progresiva; a los estudiantes se les explica, en lenguaje de su edad, qué datos suyos se usan y para qué.
• Cuando el consentimiento es la base aplicable, lo otorga la madre, el padre o el representante legal. Los datos sensibles de estudiantes solo se tratan cuando lo exige o permite la ley, o con autorización expresa de su representante.
• No se publican nombres completos junto a fotografías, RUT, diagnósticos, notas individuales ni situaciones de convivencia.
• No se usan para publicidad, perfiles comerciales ni se ceden a terceros con fines ajenos a la educación.
• Las alertas automáticas del portal (riesgo de repitencia, ausentismo, semáforos de plazos) son ayudas para el equipo: ninguna decisión que afecte a un estudiante se toma solo de forma automatizada; siempre la revisa y decide una persona.

8. Datos sensibles: salud, necesidades educativas especiales y convivencia

• Acceden solo los profesionales que los necesitan (equipo PIE, encargado de convivencia, equipo directivo, profesor jefe cuando corresponde), según los permisos del portal.
• Los módulos confidenciales (por ejemplo, Bitácora DEC y PAEC) no envían su contenido por correo ni por WhatsApp; se consultan dentro del portal.
• Los avisos automáticos por correo informan plazos o tareas sin incluir el detalle sensible.
• No se comparten por WhatsApp ni se guardan en dispositivos personales.
• El uso de estas funciones desde celulares puede estar restringido o requerir registrar un motivo, conforme a la política de acceso móvil del portal.

9. Con quién compartimos datos

No vendemos ni arrendamos datos personales. Solo los comunicamos cuando es necesario y con resguardos:

• Organismos públicos, cuando la ley lo exige: Ministerio de Educación (SIGE y otros sistemas), Superintendencia de Educación, Agencia de Calidad de la Educación, JUNAEB, tribunales, Fiscalía, Oficinas Locales de la Niñez y otros organismos de protección, y servicios de salud en el contexto de las escuelas hospitalarias.
• Encargados de tratamiento que prestan servicios a la Corporación, bajo contrato o condiciones de confidencialidad y seguridad: Proveedor de alojamiento web y correo institucional (servidor cPanel contratado por la Corporación); Google (Google Drive / Workspace) para el almacenamiento de documentos institucionales; plataformas educativas contratadas para registro académico y evaluaciones.
• Transferencias internacionales: algunos proveedores tecnológicos (por ejemplo, Google) pueden almacenar datos en servidores fuera de Chile. La Corporación elige proveedores con estándares de seguridad y protección reconocidos y limita lo que se almacena en ellos.
• WhatsApp: el portal no usa servicios pagados de mensajería; solo genera un enlace para que un funcionario envíe un aviso desde el canal institucional a una familia que lo autorizó. Nunca se envían datos sensibles por esta vía.
• Mapas y rutas: el cálculo de distancias de las escuelas hospitalarias usa servicios de mapas de código abierto a los que solo se envían coordenadas, sin nombres ni datos del estudiante.

10. Cuánto tiempo conservamos los datos

Conservamos los datos solo mientras sean necesarios para la finalidad que justificó su recolección y durante los plazos que exige la normativa. Plazos institucionales de referencia (sin perjuicio de plazos legales mayores):

Cumplido el plazo, los datos se eliminan de forma segura o se anonimizan para fines estadísticos.

11. Sus derechos y cómo ejercerlos

Toda persona (o, en el caso de estudiantes, su madre, padre o representante legal) puede ejercer, de forma gratuita, los siguientes derechos:

• Acceso: saber si tratamos sus datos, cuáles, para qué, de dónde provienen y a quién se comunican.
• Rectificación: corregir datos inexactos, desactualizados o incompletos.
• Supresión: pedir que se eliminen sus datos cuando ya no sean necesarios, se hayan tratado sin base legal o se retire el consentimiento, salvo que la ley obligue a conservarlos (por ejemplo, el registro oficial de asistencia o de calificaciones).
• Oposición: oponerse a un tratamiento específico, como la difusión de imágenes o las decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados.
• Portabilidad: recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común, o pedir que se entreguen a otro establecimiento.
• Bloqueo: pedir la suspensión temporal del uso de sus datos mientras se resuelve una solicitud de rectificación, supresión u oposición.

Cómo presentar una solicitud

• En línea, mediante el formulario de solicitudes de derechos, que entrega un folio y un código de seguimiento.
• Por correo electrónico a [por designar].
• En forma presencial en la secretaría de cualquiera de nuestros establecimientos, que la registrará en el portal.

Para proteger sus datos, verificaremos su identidad (y, si actúa por un estudiante, su calidad de apoderado o representante) antes de entregar información.

Plazos

• Acusamos recibo dentro de 2 días hábiles.
• Respondemos dentro de 30 días corridos desde la recepción, plazo que puede prorrogarse por una vez hasta 30 días corridos adicionales cuando la solicitud sea compleja, informándole el motivo, conforme al estándar de la Ley 21.719.
• Si rechazamos total o parcialmente una solicitud, le explicaremos los fundamentos.

Si no queda conforme con la respuesta, puede reclamar ante los tribunales conforme a la Ley 19.628 y, una vez que entre en funciones, ante la Agencia de Protección de Datos Personales.

12. Cómo protegemos los datos

• Acceso al portal con cuenta personal y contraseña almacenada cifrada; conexión cifrada (HTTPS).
• Permisos por rol, por módulo y por establecimiento: cada persona ve solo lo que necesita para su función.
• Módulos confidenciales con acceso restringido y sin envío de contenido por correo o mensajería.
• Bitácoras de acciones relevantes y de accesos desde celulares.
• Política de uso del portal desde celulares, alineada con la normativa que restringe el uso de celulares en los establecimientos educacionales y con la protección de datos en espacios públicos.
• Compromiso de confidencialidad aceptado por cada funcionario, y capacitación periódica.
• Respaldos periódicos y almacenamiento de documentos en carpetas institucionales, no personales.
• Revisión anual de este documento y del registro de actividades de tratamiento.

13. Incidentes de seguridad

Todo funcionario que detecte o sospeche una pérdida, acceso indebido o filtración de datos debe reportarlo de inmediato en el portal (Protección de Datos › Reportar incidente) o al Encargado de Protección de Datos. La Corporación registrará el incidente, adoptará medidas para contenerlo, evaluará su riesgo y, cuando corresponda según la ley, lo notificará a la Agencia de Protección de Datos Personales por los medios más expeditos y sin dilaciones indebidas. Cuando el incidente afecte datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes, también se comunicará a los titulares afectados o a sus familias, en lenguaje claro, indicando lo ocurrido y las medidas adoptadas.

14. Uso de cookies y almacenamiento en el navegador

El portal y el portal de apoderados usan solo cookies técnicas, necesarias para mantener la sesión iniciada y recordar preferencias (tema claro u oscuro, tamaño del texto, tipo de dispositivo para la política de acceso móvil). No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros.

15. Encargado de Protección de Datos y contacto

Para consultas, solicitudes o reclamos sobre esta política:

• Encargado(a) de Protección de Datos Personales: [por designar]
• Correo: [por designar]
• Teléfono o atención presencial: la secretaría de cada establecimiento

16. Cambios a esta política

La Corporación revisará esta política al menos una vez al año y cada vez que cambie la normativa o se incorporen nuevos módulos que traten datos personales. Cada versión queda registrada con su número y fecha. La versión vigente es la 1.0, del 26 de septiembre de 2026, y está siempre disponible en el sitio del portal.